Grip op contracten. Betrouwbare signalering. Rust in de organisatie.

Proficient Procurement neemt het contractbeheer van uw organisatie volledig uit handen en zorgt voor een aantoonbaar, overdraagbaar en audit-proof fundament.  Zonder leverancierssturing. Zonder besluitvorming over te nemen. Wel met duidelijke afspraken, vaste rapportages en heldere verantwoordelijkheden.

Wanneer is uitbesteed contractbeheer relevant?

Contractbeheer is bij veel organisaties kwetsbaar ingericht. Herkent u dit?

• contracten zijn verspreid over afdelingen, mailboxen of netwerkschijven
• signalering van expiraties en verlengingen is persoonsafhankelijk
• bij audits of vragen van bestuur moet informatie worden opgezocht
• kennis zit bij één medewerker of tijdelijk ingehuurde capaciteit
• contractbeheer is “erbij gedaan”, niet structureel belegd
• In die situaties is uitbesteding van contractbeheer een beheersmaatregel:
  gericht op continuïteit, inzicht en verantwoording.

Wat wij doen: contractbeheer als dienst

Wij voeren contractbeheer uit als operationele beheersfunctie, conform gangbare uitgangspunten van Nevi en CATS CM.

Wij nemen over:

• centrale registratie van contracten
• beheer van contractdocumenten en kerngegevens
• bewaking van looptijden, expiraties en verlengmomenten
• signalering van evaluatie- en indexatiemomenten
• vastlegging van wijzigingen en besluiten (dossiervorming)
• standaard rapportages voor management, finance en control
• vaste beheerder met back-up (continuïteit geborgd)

Wij leveren:

• één actueel contractoverzicht
• voorspelbare signalering (geen verrassingen)
• overdraagbaar en audit-proof contractbeheer
• rust en duidelijkheid in verantwoordelijkheden

Wat wij nadrukkelijk níet doen

Om verwachtingen scherp te houden, is onze scope bewust afgebakend. Wij geven geen juridisch advies en de besluitvorming blijft altijd bij u als opdrachtgever. Wij signaleren, registreren en rapporteren zodat u kunt sturen.